Human Resource Information System (HRIS)

 

sumber gambar : MPSSOFT

Human Resource Information System (HRIS) merupakan suatu sistem yang digunakan untuk mengelola dan mengakses serta menyimpan tentang informasi yang ada pada suatu perusahaan atau organisasi. Informasi tersebut dapat berupa data sumber daya manusia (pegawai), kinerja pegawai, sistem penggajian, hingga kebijakan dan prosedur pada suatu perusahaan. Adanya HRIS ini membuat penyimpanan data yang penting lebih aman karena terdapat sistem otorisasi yang membuat data tersebut bersifat personal dan hanya bisa diakses oleh orang yang memiliki wewenang.

Manfaat HRIS

• Sangat membantu dalam proses pengambilan keputusan.
• Seorang manajer HRD dapat mengakses informasi yang diperluikan dalam pengambilan keputusan dengan cepat karena HRIS memberikan informasi yang tepat.
• Mengurai Human Error
• Dengan adanya sistem ini dapat meminimalisir kesalahan yang biasa terjadi jika pemasukan data dilakukan secara manual.
• Otomatisasi pekerjaan yang berulang
• HRIS dapat melakukan pekerjaan yang berulang dengan otomatis seperti perekapan absen, proses gaji, perhitungan pajak, dan lain sebagainya.
• Mempermudah pengaksesan informasi
• HRIS memberikan informasi tentang apa saja yang dibutuhkan perusahaan untuk mengetahui tentang karwayan mereka.
• Mempermudah menyimpan data
• Perekapan dan pengaksesan data dapat dilakukan lebih mudah.

Komponen HRIS

• Database
• Hampir semua yang berhubungan dengan information system pasti memiliki sebuah database. Database disini digunakan untuk mempermudah mengelola / memanipulasi data yang ada.
• Perekrutan dan Orientasi
• Melakukan perekrutan pada suatu perusahaan dapat terjadi berulang kali, sehingga tugas ini sangat cocok untuk didigitalisasikan dan diotomatiskan dengan HRIS. HRIS dapat melakukannya dengan melakukan analisis untuk memilah dokumen pelamar yang memenuhi syarat sehingga proses ini lebih cepat daripada dilakukan manual.
• Pelacakan Waktu dan Penjadwalan
• Menyediakan pelacakan dan pemantauan waktu secara langsung adalah ekstensi dari HRIS.
• Penggajian dan tunjangan
• Proses ini dilakukan secara otomatis oleh HRIS untuk mengurangi kesalahan administrasi dan dapat menghemat waktu.
• Antarmuka dan Manajemen Karyawan
• Untuk transparansi akan data yang ada, HRIS menyediakan akses terbatas kepada karyawan untuk melihat dan meninjau kinerja dan jam kerja mereka sehingga dapat menghemat waktu untuk manajer.
• Manajemen dan Pelatihan bakat
• HRIS melakukan analisis untuk memilih kinerja siapa yang meningkat sehingga dapat dipilih untuk dipromosikan. Ini dapat membuat keahlian karyawan meningkat dan meningkatkan keuntungan organisasi.

Fungsi HRIS

• Melakukan perekaman data karyawan
• Analisis perencanaan kerja
• Melakukan proses penggajian secara otomatis
• Melakukan pendataan waktu kehadiran
• Membuat laporan analisis
• Memanajemen seputar keuangan (pajar, keuangan, gaji, dll)

Model HRIS

Model HRIS dapat dilihat dari input, proses, dan output.

• Input terdiri dari 3 subsistem yaitu :
• Subsistem Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
• Yaitu sub sistem yang menyediakan data akuntansi bagi HRIS
• Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia
• Mengumpulkan data melaui proyek penelitian khusus, misalnya penelitian Suksesi (succession study).
• Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia
• Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaaan.
• Output terdiri dari 6 subsistem yaitu :
• Subsistem Perencanaan Kerja
• Informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang.
• Sumsistem Perekrutan
• Informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal.
• Subsistem Manajemen Angkatan kerja
• Informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia didalam organisasi.
• Subsistem Tunjangan
• Informasi tentang penggajian dan kompensasinya.
• Subsistem Benefit
• Informasi benefit yang diterima oleh karyawan.
• Subsistem Pelaporan Lingkungan
• Informasi yang berhubungan dengan keluhan kecelakaan selama kerja yang meliputi kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

Contoh Aplikasi HRIS

• LinovHR
• Exelsyslive
• Namely
• Paycor
• Workday
• Timetastic

---

Referensi

• [PDF] Human Resource Information System, oleh Ina Trilidiyanti
• https://www.linovhr.com/contoh-aplikasi-hris/
• https://www.softwaretrends.com/blog/what-are-the-components-of-hris/
• https://www.aihr.com/blog/human-resources-information-system-hris/
• https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia